外食産業にペーパーワークは時代遅れ!?
「クラウドハウス労務」を活用し工数やミスが激減。
事業に一番大切な“時間”を新たに生み出せた

入退社に伴う“紙ベース”のアナログ作業に限界を感じていた

まずは御社の事業内容について教えてください。

山下さん

東京と神奈川にて飲食店を経営し、現在は23店舗を展開しています。店の特徴としては、2003年に横浜にて創業以来、一貫して「鮮魚・地野菜・日本酒」を三本柱に、他店の居酒屋さんと差別化を図ってきました。また、株式会社FirstDropの経営する全店舗において、生しらす、釜場げしらすを使用した全商品の売上げの1%を半年に1度、海に関する環境保護団体に寄付する生しらすプロジェクトも展開しています。コロナ禍前は、プロジェクトにおける活動の一環として、一夜限りの「1,000人居酒屋」を横浜大さん橋ホールにて開催したこともありました。

 海に関わる事業を展開している御社らしい取り組みですね！ 組織体制や従業員数についても教えてください。

山下さん

正社員は現在90名前後で、本部か各店舗に配属となります。新卒採用も8年前から行っており、毎年20名程加わるので、アルバイトと合わせて若いメンバーが多い会社ですね。

飲食業の会社が数多くある中で、御社で働いている方の特徴はありますか？

山下さん

食や接客が好きというのはもちろん、生しらすプロジェクトなどの社会貢献事業への共感を覚えた方や、独立起業制度もあるため将来独り立ちして自分の店を持ちたいといったメンバーも多く働いています。またアルバイトの数は店舗ごとに違いますが、入退社の激しい外食産業なので、現在は全店舗合わせて既存スタッフが170-180名で多い月で10名程新規に採用しています。

店舗数も多いので人材採用や管理などの労務に関わる業務も多岐にわたると思います。「クラウドハウス労務」を導入される前はどのように対応していたのでしょうか？

山下さん

今までは、ほとんど紙をベースにした業務にて対応していました。例えばアルバイトスタッフを採用後、契約書を書いてもらうために紙を配り、判子を押してもらい回収する。その工程で店舗に出向いていたので、時間を調整するのも大変でした。

藤田さん

アルバイトスタッフが紙に書いた口座番号が間違っていたり、中には手書きの字が読み取りづらいということも多くありました。その度に店舗に電話して店長が本人に確認したりとアナログならではの苦労があり、実働工数がかなりかかっていましたね。常時採用を行なっている弊社にとって、書類ベースの仕事には限界を感じていました。

紙ベースのアナログ作業からデジタルへの移行というのは、コロナ禍の影響もあったのでしょうか？

山下さん

そうですね。実は、コロナ禍でも新規店舗を出店したり、本社を横浜中央市場本場水産棟に移転したり（コロナ禍前から検討していました）、代表取締役の平尾がYouTuberとしてデビューしたり（魚の目利きや捌き方などの動画を配信：せり人ムタロー）、いろいろと変革を進めました。その一環として、人事や労務などのバックオフィス業務の抜本的な改革も進めていこうとなったのです。

ツール導入で入退社手続きの業務時間が削減！会社運営にとって“時間”を節約できることは何よりの価値

業務改革の一環として「クラウドハウス労務」の導入があったのかと思いますが、はじめて聞いたときの所感を教えてください。

藤田さん

私は何もわからなかったので、最初は「どういったものなのかな！？」くらいの関心度でした。しかし、サービスの説明を聞いたら、業務改善がとても進みそうなイメージが湧きました。紙で書類を管理するより断然、楽になりミスも減ると。

御社の場合、サービスを提案してからすぐに導入が決まりましたね。新しい仕組みを入れることへの不安や抵抗感などはありませんでしたか？

山下さん

社内の人事や労務に関わる業務を改善したいという想いは以前からあったのと同時に、どうしたらいいのかという状態でもありました。そのため、課題意識のある中で「クラウドハウス労務」のお話を聞いて、代表の平尾は「すぐやろう！」と即決に近い形でしたね。

もちろん月々のコストがかかるサービスなので費用対効果なども考えましたが、事業を行う上で一番大切な“時間”を節約できることが何よりの価値だなと感じたのです。

時間コストなども含め、「クラウドハウス労務」を実際に導入して感じるメリットや効果を教えてください。

藤田さん

今まで給料計算や管理は給料計算ソフトと書類をアナログで連携していたので、雇用契約書をいただいてから、データを手入力し、1度スキャンして紙とデータで2重保存するようなフローでした。そして、人ごとにファイル管理し、時には探して……と、かなりの工数を使っていましたが、今は「クラウドハウス労務」と連携しデータのコピー＆ペーストで作業が終わります。

例えば、スタッフ1人の採用にかかる登録作業は、以前は数十分かかりましたが、今は5分とかで終わるのでとてもおおきな効果ですよね。1ヵ月に10人以上対応することもあるので、月に数時間浮く計算です。

さらに社員やアルバイトの登録情報の記載ミスも、今までは月2-3件あったのが、ほぼ0に減りました。口座番号はスマホで通帳などの写真を撮って送ってもらうので、私たちの方でも登録内容と写真をダブルチェックできるようになったことが成功の要因です。以前は通帳をコピーして持参するなどは手間がかかるため行っていなかったのですが、今はスマホで簡単に写真を撮れる時代なので、データで送ることで効率アップしながらミス削減にも効果を発揮しています。

結果、スタッフや本部だけではなく、各店舗側の負担も軽減できているので、全ての関係者がハッピーになる仕組みだと感じています。

労務手続きの業務設計サポートから手厚いアフターケアがDX化成功のカギ！

導入決定から運用開始までCSチームと密にやりとりをしましたが、実際の運用まで不安な点などはありませんでしたか？

山下さん

サービスの導入を決定するまでが早かったので、その後もスムーズでしたが、オンラインで毎日のように打ち合わせしましたよね。労働条件通知書の中身を変えたり、今までの手続きのやり方を整理したりと、業務設計までしていただいたのでとても助かりました。

藤田さん

使い始めてからも、わからないことがあればカスタマーサクセスのご担当者に電話し、すぐに対応していただきました。例えば、「社員の配属店舗が決まっていないので交通費の打ち込みができないのでどうしたらいいか」などの問い合わせにもすぐに回答をいただいたので、その日のうちに問題は解決しました。

山下さん

ITツールは、契約して終わりのサービスも多い中で、導入前の業務設計から運用後のアフターケアまでしっかりサポートしてくれるのは心強いですね。

新機能（社員への一括書類送信）にも大いに期待

現在、「クラウドハウス労務」で使いづらい点や課題などはありますか？

藤田さん

まだ導入して日が浅いので（2021年3月から使用開始）、4月入社の新卒社員に対する業務が中心です。それでも毎週1回くらいの頻度で使っていますが、わからないところは全て電話で聞いて対応できたので、今は全く課題を感じていません。

ありがとうございます。今後「クラウドハウス労務」に期待する機能や役割などはありますか？

山下さん

今まで紙ベースの業務でも、雇用契約の更新漏れを無くしたり、内定出しから入社までの離脱を減らすよう工夫したりと、常に改善を行ってきました。そのため、「クラウドハウス労務」を活用することで、より業務スピードが上がりミスが減ることは嬉しいことです。

さらに今後、スタッフへ送る書類の複数送信機能ができると聞いているので、アルバイトなどの有期雇用スタッフの更新作業などが楽になると感じています。本来は毎年5月に1ヶ月程かけて店舗1軒1軒を回り、WordとExcelで作成・出力した書類を届けていました。今になって思うと結構ヘビーな作業でしたが、毎年やらなければいけないものと認識だったので、特に改善はできていませんでした。

アルバイトは170〜180名程いて、1人に5-10分くらいかかっていた作業なので、それが一括で複数送信できると、非常に生産性が上がると思っています。

最後に、御社は外食産業としてどういったところに取り組んでいきたいかをお知らせください。

ご存知の通り、外食産業は関わるスタッフが多く人の出入りも多い業界です。新しく入った人は、名前だけ知っているけど、顔が一致しないこともあり、それだとお互いに信用が築けませんよね。そのため、弊社では社員の顔の写真や性格分析をした結果を色のついたシールで表示し、マッピングして本社の壁に貼るなどの工夫をしています。今後は「クラウドハウス労務」と連携して、スタッフのデータを管理できるので、より見える化や分析ができるようになってくると思います。やはり信用が何より大切な仕事だからこそ、アナログのペーパーワークから脱却し、IT化をこれからも進めていきたいと多います。

そして、「クラウドハウス労務」を活用することで業務工数の削減ができ、かなり時間が生まれるので、その時間で教育や研修などを充実させていきたいですね。

業務を効率化し、人に対する本質的な時間が増えそうですね！ 本日はありがとうございました。