誰でも迷わず使える画面を構築し、10,000名超のシニアスタッフの業務をデジタル化

『クラウドハウス労務』導入の経緯

日本ハウズイングについて

清宮︰日本ハウズイングではマンションを中心に、約12,000棟の建物を管理し、年間300件以上の大規模修繕工事を行っています。12,000名を超える従業員のうち80%を占める約10,000名の現場スタッフが管理員や清掃員として我々が管理する建物に派遣され、巡回業務や清掃業務等を行っています。マンションの管理組合さんなどと良いお付き合いをいただきながら、お住まいの方々に心地良い生活環境を実現する。それを理念として事業展開しています。

盧︰現場スタッフはどのような属性の方が多いのでしょうか？

清宮︰65歳以上の方が大半です。第一線でお仕事をされた後、第二の人生としてこの仕事を選択される方が多いと思います。ただ、この建物管理業界では高齢化と人手不足が課題となる中で、当社としては「現場のチカラ」を高めてより多くの価値をお客様に提供するため、中期経営計画で「働き方改革」を掲げて全社でDX化を進めています。
例えば、現場でのペーパーレス化（勤怠管理や日報、検針データの入力など）やコミュニケーションの円滑化を図るため、2022年からタブレット端末を導入しています。コロナ禍も経て、デジタルをどう活用して働き方を変えていくか。現場から管理部門まで避けては通れない課題になっています。

『クラウドハウス労務』導入前の課題

盧︰人事総務部ではどのような課題が出ていたのでしょうか？

清宮：以前の決裁フローは、たくさんの書類に何度もハンコを押す昔ながらの形でした。効率が良いとは言えませんし、その環境ではテレワークもできません。

髙宮︰書類の保管場所に困るというのも課題でした。例えば入社手続きにおいては、全国の拠点から人事総務部へ書類を送る際に控えとしてコピーを取っており、全ての書類が二重に保管されていました。
退職した方がいれば保管場所から書類を抜き出して10年後に廃棄するために箱詰めしたり、整理をする時間が取れないと「あの書類どこだっけ？」と探すことになったり、あまり有意義ではない時間の使い方も多くなっていました。

山口︰書類を郵送したり回収したりすることも手間ですが、「送った」「送ってない」のやり取りも発生していました。手続きがどこまで進んでいるのか、書類はどこにあるのか不明瞭なのも課題でした。

『クラウドハウス労務』選定のポイント

盧︰Techouseには2021年6月にお声がけいただき、半年ほどの選定期間を経て正式導入を決めていただきました。どのような選定プロセスだったのか教えていただけますか

清宮︰最初は労務管理システムを幅広く調べて、10社ほど候補を挙げました。実際にお話を伺いつつ、システム企画部を含めて選定基準を作って絞り、最終的に3社にプレゼンをしていただいて『クラウドハウス労務』に決めました。選定のポイントは

（1）全従業員の80%を占めるシニアスタッフでも分かりやすい操作画面か
（2）複雑な決裁経路をシステム上で再現できるか
（3）20,000件以上の勤務地情報と連携ができるか

という3つで、全てクリアしていたのは『クラウドハウス労務』だけでした。

盧︰ありがとうございます。それぞれ詳しく教えていただきたいです。

（1）全従業員の80%を占めるシニアスタッフでも分かりやすい操作画面か


髙宮︰我々人事のことだけを考えると、給与システムで既に利用している会社さんにお願いする案もありました。同じシステムのほうが構築は楽だからです。
しかし、実際に使う現場スタッフのほとんどが65歳以上です。ぱっと見で少しでも「難しそう」と思われてしまうと使ってもらえません。現場スタッフが入力する画面を見たとき、圧倒的に『クラウドハウス労務』の操作画面が分かりやすく、選定の大きな決め手になりました。

盧：ビルメンテナンス業界の現場スタッフの方々は働き方や契約内容が多種多様で、入社手続きや雇用契約の更新が大変だという声をよくお伺いします。さらにシニアの方が10,000名ともなると操作画面の分かりやすさは非常に重要な要素になりますね。

山口：そうですね。通勤から住み込みまで働き方はさまざまですし、年齢や雇用形態も違います。そういった違いから、手続きを行う上で必要な帳票の種類も多くなっています。

盧：年齢や雇用形態の違いによって現場スタッフの方に入力していただく項目は異なり、自分がどの項目を入力すべきか判断していただくのは負担が大きいと思います。『クラウドハウス労務』では入力フォームをカスタマイズし、個々のスタッフに適した表示をすることができます。自分に必要な項目だけが表示されるので迷わず入力できる、そういった柔軟な仕様を評価いただけたのかなと思います。

(2)複雑な決裁経路をシステム上で再現できるか

清宮︰現場スタッフは地域や年齢、雇用形態の違いによって決裁経路も異なります。名称が少し違うだけの契約書がたくさんあって、契約書の手続きだけでも10を超えます。ですからシステムに合わせて決裁経路を作るのではなく、実態に合わせて決裁経路が作れるシステムでないと業務が回らなくなってしまいます。
そこをクリアにするため、Techouseさんとかなりディスカッションさせてもらって複雑に絡まりあった分岐をシステムに反映させていきました。多種多様な手続きに合わせた決裁経路の組み合わせができる点も選定の決め手です。

（3）20,000件以上の勤務地情報と連携ができるか


鈴木：日本ハウズイングは様々なシステムが導入されており、うまく連携してデータを共有できているものと、連携できずに手打ちで二重入力しているものがあります。最終的には雇用契約から給与計算まで、一筆書きのようにデータが流れる一元管理をしたいと考えていますので、他のシステムとの連携は必須条件でした。

太田︰特に現場スタッフの雇用契約を行うにあたり、別の基幹システムが持っている勤務地情報（日本ハウズイングの管理物件の住所・電話番号など）との連携は必須条件だったのですが、それができたのは『クラウドハウス労務』だけでした。システム的な観点から採点表のようなものを作って総合的に評価させていただきましたが、『クラウドハウス労務』だけが勤務地情報と連携できたというのはシステム企画としても選定の決め手になりました。
また、Techouseさんは、他のベンダーさんならまず無理だろうということもレスポンス良く応えてくれて、全体的に柔軟に対応していただいています。「これはまずいかも」という危険な香りがした瞬間に、ススッと次の提案が頂けるのはありがたいです。

鈴木︰私も、レスポンスが早く、こちらの課題を真摯に受け止めて提案をしていただけるところが良かったと思っています。システム導入の際は何かとギスギスするのがお決まりなのですが、正直ここまでプロジェクトが平和に進むのは珍しいです。

『クラウドハウス労務』をスムーズに導入できた理由

求める「データ連携」は『クラウドハウス労務』だけができた

佐山：システム企画部としては、人事労務システムを導入する上でどのような課題感や選定のポイントをお持ちだったのでしょうか？

鈴木：日本ハウズイングには様々なシステムが導入されており、システム間でデータ連携できているものと、連携できずに手打ちで二重入力しているものがあります。人の手を介すと、どうしても入力ミスなどで出戻りが発生してしまいます。効率化するためにも最終的には雇用契約から給与計算まで、一筆書きのようにデータが流れる一元管理をしたいと考えています。そのため、人事労務システムを導入するにあたっても他のシステムとの連携が必須条件でした。

太田：特に今回のシステム導入では、弊社特有の事情として、人事給与システムとして利用している既存のベンダーさんとの連携に加えて、弊社の基幹システムで管理している管理物件のデータとの連携が必須条件でした。
なぜなら、現場スタッフとの契約締結には「どの物件の管理を担当するか」という情報が紐付くからです。そのマスターデータが契約締結を行うシステム上にないと、別途照合する業務が必要になります。日本ハウズイングでは20,000件以上の物件の管理・修繕を請け負っており、そこで働く現場スタッフは10,000名を超えるため、照合する業務は現実的でなく、管理物件データとの連携は必須条件でした。

鈴木︰ただ、一般的なSaaSだとパッケージ化されて細かい仕様の融通が効きませんし、新たな仕組みを作ってもらうとなると別費用として高額な見積もり額を提示されることが珍しくありません。物件データとうまく連携できるかは重要な課題だったのですが、Techouseさんはそこをかなり柔軟に対応してくださいました。

佐山︰物件データと連携させる仕組みは、もともと『クラウドハウス労務』にあったわけではありませんでした。しかし、我々は御社のように多くの企業様が「複数の周辺システムを連携させたい」というニーズをお持ちだと認識していますので、拡張しやすい形で『クラウドハウス労務』を設計しています。そのため、今回も御社のニーズに合わせて連携させる仕組みを作らせていただきました。
前編で選定は10社から始まり3社に絞って最終的に『クラウドハウス労務』を選んでいただいたというお話がありましたが、システム企画部としてはどのように評価していただいたのでしょうか？

太田︰システム的な観点から我々の求めるものに適合しているところと不足しているところをフィットアンドギャップ（Fit&Gap）で考え、採点表のようなものを作って総合的に評価させていただきました。評価において『クラウドハウス労務』だけが物件データと連携できたというのはシステム企画部としても選定の決め手になりました。

佐山︰ちなみに『クラウドハウス労務』も物件データとの連携ができないとなった場合はどうされていましたか？

清宮︰選定の過程で最後に残ったのがTechouseさんと、既に人事給与システムを利用しているベンダーさんでした。条件が同じなら連携のしやすさを考えて、既存のベンダーさんを選んでいたかもしれません。ただ、『クラウドハウス労務』の物件データとの連携と10,000名を超える現場スタッフにとっての操作性の良さが大きなポイントとなりましたね。

Techouseが所管部門の構築パートナーとなり、システム部門の負担を軽減

佐山︰実際の導入作業はどのように進めましたか？

鈴木：通常のシステム導入の際は、導入したい所管部門から依頼・相談を受けて、システム企画部が所管部門をサポートしながら進めるケースが多いのですが、今回はTechouseさんが所管部門である人事総務部と伴走する形で進めてくれたので、私たちの負担はそれほど重くありませんでした。現在も他のシステムとの連携がきちんと動いているか注視していますが、業務面ではノータッチです。

佐山：所管部門で分からないことはまず我々にご相談いただいて、システム部門の負担軽減につながればと考えています。業務面を見る所管部門と全社のシステムを見るシステム部門とで作業の切り分けができるのも『クラウドハウス労務』を導入する際の特徴の一つだと思います。

髙宮︰そうですね。Techouseさんにサポートしていただけたのは大きかったです。ただ、社内のシステムに詳しくないと出てこない発想もあります。システム企画部から「こうやったらいいのでは？」とアドバイスをもらえたことで、より合理的な設定やデータ連携に繋がったと感じます。

『クラウドハウス労務』の導入で起きた変化

約90パターンの業務プロセスをデジタル化

盧︰業務プロセスをデジタル化することが「そもそもの仕組みを見直すきっかけになった」と仰る会社さんも多いのですが、日本ハウズイングさんではいかがでしたか？

髙宮︰そうですね。最初にこちらがやりたいことをお伝えして、Techouseさんとディスカッションしながら詰めていく進め方をさせていただきました。そういった中で、例えば人事総務内で労務担当と社保担当のチェックが別々に動き、計4人くらいがチェックしていた書類があったのですが、それを半分の2人で済むように変更したケースがありました。

清宮︰他にも、以前は雇用契約書に押す印鑑が部店長名になっていたのですが、これでは人事異動の度に変更しなければならず、そもそもその仕組みに問題があるのではないかと考えました。そこで紙を使う際も含め、部店長名ではなく代表取締社長名で決裁するよう社内規定を変えました。単純に今までのやり方を再現するのではなく、できるだけシンプルになるよう見直していこうと考えていました。

髙宮︰実際に作った手続きは入社関連だけでも17パターンあり、全部で90パターンほどの業務プロセスをデジタル化できました。俯瞰的に見直す良い機会になったと思います。

導入効果

盧︰『クラウドハウス労務』をご利用いただき、幅広い労務手続き書類のデジタル化を進めていると思います。その中で起きた変化として具体的な事例をご紹介いただけますか？

清宮︰わかりました。運用開始から1年以上が経過し、いくつか良い変化が見えてきています。

❶書類枚数の削減
日本ハウズイングはおかげさまで管理戸数が増加していることと、長年継続して勤務を続けていたけれども高齢となり引退を決意する現場スタッフの方も多くいることから、導入からちょうど1年で約1,800名ほどが入社しました。以前は入社書類が1人あたり9枚ほどありましたし、さらには全国の各拠点で原本保管のために印刷をしていましたので、その分の書類削減・コスト削減・業務効率化につながりました。

❷郵送コストの削減
紙が無くなったことで郵送にかかるコストが削減できました。また、コスト削減もそうですし、郵送だと届くまでに時間がかかりますので書類が来るのを待つ必要がなく、手続きを完了させるまでのスピードが速くなりました。

❸テレワークの実現
デジタル化が進んだお陰で、今までよりもテレワークがしやすくなりました。多様な働き方に対応していく上で不可欠だったと思います。

❹情報の見える化
人事給与システムが整ったことで、全国にある営業部店からは「契約関係や住所変更や交通費がどうなったといった経緯をシステム上で見えるようになって良かった」という声が出ています。
日本ハウズイングは管理戸数が多い分、現場スタッフの人数も多く、入退社手続きの際、一つひとつ書類をチェックしていくのが大変でした。どの書類がどこまで進んでいるのか、どこで止まっているのかという進み具合の確認がしやすくなり、人事総務はもちろん各営業部店の負担軽減にもつながりました。

❺人事異動のメンテナンス負荷の軽減
今まで使ってたシステムでは権限や承認フローの設定が個人に紐付いていましたので、人事異動の度に影響範囲を確認してメンテナンスしなければいけませんでした。それが『クラウドハウス労務』では役職や部署を指定できるようになり、人事異動があってもメンテナンスの必要は無くなりました。

高い柔軟性でスピード感のある開発を実現

盧︰『クラウドハウス労務』は労務管理システムの中でもかなり柔軟性が高く、お客様のご要望に合わせてカスタマイズすることができるセミオーダー型のシステムとして提供しています。

清宮︰一般的にはフルパッケージのシステムを導入するか、フルスクラッチのシステムで最初に要件を固めてから作り導入することが多いと思うのですが、それでは我々の多様な雇用形態に対応できません。柔軟にカスタマイズできるシステムと、気兼ねなく相談できる関係性がなかったら「いつまでたっても導入できない」「導入したけど現場で使いにくい」といった残念な結果になっていたと思います。

髙宮︰今回、社内では「現場スタッフが使いやすいシステムをつくる」「公開できるところから順次スタートする」という点に重きを置いていました。その点で運用をスタートさせてから改善を行うことができる『クラウドハウス労務』の柔軟さには本当に助かりました。全部を完全に作り上げてからスタートするやり方では、ここまでのスピード感が出せなかったと思います。

佐山︰先に要件をしっかりと固めてから開発していくウォーターフォール型から、できるところから開発していくアジャイル型へというのがここ20〜30年のシステム開発の流れです。『クラウドハウス労務』はそれをさらに手続きの構築段階でも分解して、後で変えられるように柔軟に設計しています。

『クラウドハウス労務』ではTechouseの担当がプロジェクト伴走型のサポートをさせていただくことで、システム開発の専門知識がなくても導入から検証、改善まで普段の仕事に近い形で進めていただける体制にしています。

今後の展望

髙宮：まだまだ『クラウドハウス労務』を活用して実現したいことがたくさんあります。例えば給与系の手続きや産休・育休の手続きは着手できていませんので、早く取り組みたいと考えています。社会の流れとして働き手が減っていく中で、少ない人数でも効率よく仕事が進められるようなシステム化を目指しています。

清宮︰人事制度は社内だけでなく国の方針でも変わることが多々ありますが、『クラウドハウス労務』はそういった様々な要因で起こる変化に対して、システムだけでなく人も含めて手厚くサポートしていただける安心感があります。今後も期待しています。

山口︰「こういうことをしたいです」とお伝えすると、「必要な機能なので作りました」とすぐ改善をしてくださったり、すぐにはできないことであったとしても、ただ「できません」ではなく検討した上で相談をしていただいています。「もっと良くなっていくんだろう」と思えることがありがたいです。

髙宮︰日本ハウズイングは現場スタッフとして管理員や清掃員として勤務する方は年齢層の高い方が多く、少し特殊な環境ですのでいろいろサポートしていただきながら進めました。ほとんどの会社さんはもっと楽に構築して、導入してすぐに安定運用ができると思います。紙でやるより圧倒的に楽でスピーディーにできますので、検討されている会社さんは迷わず進めていただくのが良いと思います。

『クラウドハウス労務』について

『クラウドハウス労務』は、セミオーダー型労務DXクラウドです。
各企業の業務フローに応じて自由にカスタマイズできる「セミオーダー型」であることを特徴とし、「大量印刷」「封入」「郵送」「差戻し」「手入力」「問合せ対応」……..などあらゆる面倒な作業を一挙に解決。業務効率化を大きく推進します。
人事労務担当者、従業員等、全てのステークホルダーを煩雑な業務から解放し、本来の業務に集中できる環境づくりをサポートすることで、企業の生産性向上を後押しいたします。
URL：https://jp.cloud-house.com/service/workforce/

『クラウドハウス労務』について

会社名　：株式会社Techouse
代表者　：礒邉 基之
設立　　：2012年1月10日
資本金　：97,033,970円（資本準備金含）
所在地　：東京都港区芝浦4-13-23 MS芝浦ビル 3階
事業内容：クラウドサービス事業、人材プラットフォーム事業
URL：https://www.techouse.jp/

【クラウドサービス事業】
集客ができる採⽤サイト制作・採用管理クラウド『クラウドハウス採用』
https://jp.cloud-house.com/recruit
セミオーダー型労務DXクラウド『クラウドハウス労務』
https://jp.cloud-house.com/service/workforce/

【人材プラットフォーム事業】
工場・製造業専門求人サービス『ジョブハウス工場』
https://jobhouse.jp/factory