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紙やマイクロソフト365による契約書類の作成・管理に限界を感じて
まずは御社の事業内容や会社の特徴について教えてください。
株式会社内田洋行のグループ会社で、基幹業務系のシステムを販売する事業を手がけています。食品や建設など業界に特化したシステムを開発、販売しているのが特徴で、社員の大半はその開発に携わるエンジニアです。その次に多いのが営業スタッフで、他は私たち人事総務などの管理部門のスタッフという人員構成です。
今回は主に管理部門の労務に関する内容をお聞きしたいと思います。今まで、業務上どのような課題がありましたか？
以前は全ての労務関連業務の書類を紙で印刷していたことから、煩雑な作業に工数がかかっていました。特に「クラウドハウス労務」を導入し運用している今だからこそ、当時の業務を振り返ると、あれもこれも課題だったと感じることが多いですね。
例えば、契約書データは個別のパソコンのローカルで作って共有フォルダに入れていましたが、ときどきローカルのままになっていて必要な時にすぐに取り出せなかったり、メールが人事総務の個人ではなく総務グループ全体に送られることも多く、従業員から送られた資料が誰宛なのかがわからなかったり、ということもありました。弊社の場合、従業員から現場責任者、そして本部へといったワークフローがあり、ExcelやWordで作成しPDF化した資料も、最終的には全て紙に印刷して保管するので、その作業工程でも手間がかかりますし、ファイリングミスなどのリスクがありました。
また、60歳以上の従業員の再雇用契約が増えていたことも、書類管理の課題が顕在化し、ITシステムの導入を進めた要因です。当社の場合は誕生月に契約更新があるのですが、近年その数が増え、毎月のように紙で契約書を作成し本部長へ確認に回していました。その際、忙しい時はメールを見落としているケースや、都度上司に確認を催促しないと対応できていなかったというケースもあったのです。従業員にとっても、紙で契約書を持っていると紛失の可能性がありますし、そうならないように個々が気をつけて管理するのも面倒だったと思います。
ITによる業務効率化の必然性はいろいろなシーンで感じていたのですね。
そうなのです。ただ、管理部門としては独自のシステムを構築することは予算や作り込む余力の面で難しいと考えていました。とはいえ、今まで通りマイクロソフト365などに人事情報を上げていくのもセキュリティ面や管理の煩雑さの面で不安を覚えていたので、どうしようか悩んでいたのです。
他社サービスを経て、「クラウドハウス労務」へ移行した理由
御社の場合、「クラウドハウス労務」を導入する前に、他社のサービスを導入していたとお聞きしています。
先ほど挙げた課題が膨らんでいたちょうど同じタイミングで、他社の労務系クラウドサービスをTVのCMで見る機会がありました。会社にDMも来ていたので、管理部門としても一度検討してみることにしたのです。結果、当時は業務改善の必要性に迫られていたこともあり、そのサービスを契約しました。導入時期が新入社員が入ってくる春の繁忙期と重なり、あまり活用することができずにスタートし、その後も運用の課題を抱えたまま契約は1年のみで終わりました。
差し支えなければ、そのサービスを更新しなかった理由や「クラウドハウス労務」に切り替えた背景を教えてください。
人事総務部としては、やはり一番はコスト面が気になりました。あまり活用できていなかった上に、導入2年目以降はかなり高い金額だったことで、コストパフォーマンス的にどうかと悩みましたね。
ただ、電子化したことのメリットも多かったのは事実です。システムを導入してからWebで契約してもらった20人くらいの従業員にアンケートをとった結果は便利になったという反応がほとんどだったのと、労務関連書類を全てデータ化して保管できるのは、私たち管理サイドとしてもやはり使い勝手が良かったです。
そのため、コスト面の課題、紙に戻すことを踏まえ、他に手段はないのか検討したというのが移行に至った背景です。
一度システムを導入すると、違うシステムへ移行するのはハードルがありますよね。
そうなのです。ただ、コストや使い勝手など現状の課題を抱えたままそのサービスを使い続けるのも、以前の紙を使ったやり方に戻すのも大変ですが、少しインターバルを取り、利用範囲を考えて冷静に、かつ、かなり気合を入れて代替となるITサービスを比較検討しました。
具体的には、弊社の労務業務に必要な項目を表にし、各サービスのできることや特徴を細かく点数をつけてどのようなシステムが弊社に合っているのかを洗い出しました。その比較検討をしていたタイミングで「クラウドハウス労務」側から営業の電話がありご紹介いただいた内容が前向きに検討できるものだったので、最終的にこのサービスへ移行するに至りました。
「クラウドハウス労務」を導入して感じたメリットとは
自社に必要な機能や項目を割り出し、その上で決定されたのですね。実際に「クラウドハウス労務」導入後の効果やメリットも教えてください。
以下の点で改善されたと思っています。
■コスト（価格）
まず移行目的の最優先事項だった費用面です。年末調整やマイナンバーの管理は既にERPシステムを使っていました。「クラウドハウス労務」は、弊社独自の背景やルールに合わせてくれる柔軟性がありました。また、費用の支払いも年払いか月払いで選べたのが良かったです。今は従業員数に合わせて費用を調整できていることに満足しています。
■UI（Web画面）
「クラウドハウス労務」は、シンプルで共通したUIで、入力画面もストレスなく、年配の従業員でも問題なく対応できている点がいいと思っています。
■カスタマーサクセス担当
一番の違いであり助かっているのが、専属のカスタマーサクセス担当の方に相談ができることです。以前のサービスもサイト内にQAがあったり、連絡をすればヘルプデスク的に対応はしていただきましたが、こちらにITリテラシーがないとちょっと難しかったり、ついついお願いするのが億劫になって後回しにしてしまうこともありました。
今は、担当から「何かお困りはありませんか」と尋ねていただけるので相談がしやすいと感じています。カスタマーサクセス担当の方との打ち合わせの中では「入力項目でこういうのを作って欲しいです」と言えば対応してくれたりもしました。例えば、弊社の中で従業員や現場責任者が見られる書類と、人事総務部だけしか見られない人事に特化した書類と、ワークフロー別に分けて機能実装するなど、細かい要望も相談に乗っていただけるのは本当に助かっています。
今後の「クラウドハウス労務」の活用について教えてください。
私たちは管理部門なので直接売上を上げることはできませんが、いかに効率的に業務環境を整え、無駄な経費を抑えられるかがミッションになります。その上で、今回は紙からITへ移行したことで、郵送代や手作業のミスが減り、管理の精度は上がったのでこの作業にかける工数も減らせたと思います。結果、残業代が減ったり、この作業に取り組む上での気持ちの負担も減ったのは大きい成果で、このままうまく活用していきたいと思っています。
また、クラウドを立ち上げれば自宅からもデータを確認できるようになったので、今、人事総務部はフルタイム出勤ですが、在宅ワークなど働き方も変わっていくかもしれませんね。
直近では、育休制度が変わるので申請方法も「クラウドハウス労務」に対応できるよう変更しています。今後は育休に関わらず人事に関わる全ての書類をまとめてシステム対応できるように活用していくことが目標です。
