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労務管理を担う人事総務と、店舗側の大きい作業負担をDXで解消したかった。
まずは御社の特徴や強みを教えてください。
お客様から感謝の言葉をダイレクトにいただける飲食業。関わるすべての人の期待をはるかに上回ることを目指す「感動創造」を創業時からの理念に、自社ブランドを開発し、現在ではグループの飲食店舗50、業態数16と幅広く展開しています。
中でも、地域貢献への想いが強く、出店することで地域の活性化につながるような、街に愛されるお店づくりをしていこうという想いのもと店舗を運営しています。食事をするだけの場としてではなく、生活の一部として根づく店舗でありたいと思っています。
とても素敵な想いですね！
商品開発力があるため、店舗は既製品を使わずに本物・本質を追及して一から手作りをするというのがこだわりで、「この値段でこんな料理が食べられるの」と、感動するようなメニューの提供も心がけています。
御社は本当に個性的なブランドの店舗が多いですよね。出店は関東が中心ですが、現在スタッフはどのくらいいるのでしょうか？
出店地は横浜と東京都心が多いですね。スタッフはアルバイトも入れると約600名ほどです。正社員は約160名で、1店舗で3、4名、本社には私も入れて10名弱になりますが、人事総務は3名。人の流れが多い業界なので、少人数のバックオフィス体制だと採用から管理までとても大変でした。
飲食業界はコロナ禍の影響も大きかったと思います。その上で、労務のDX化を推進された背景を教えてください。
実は、コロナ禍に関係なく、もともと労務関連業務をシステム化し、ペーパーレスにしたいという想いを強く持っていました。人事総務関連業務はいまだに紙が多く、しかもタスクに対応する人数が少ない中でやっていたのでとても手間がかかっていたからです。
例えば、新しく入ったアルバイトの方が契約に関わる書類やExcelの記入を間違えるたびに、「ダメ、やり直し」というやりとりは誰もしたくない。相手もされたくないですよね。それでもアナログ作業はミスが生まれやすいため、結局、店長を介して本人とやりとりすることになるのですが、店舗側の負担も多く、その体制には限界を感じていました。
さらに1番の課題が危機管理で、書類を紛失するリスクを無くすための作業フローの構築や、書類の保管場所も年々増やす必要がありました。
飲食業界はDX化が遅れている店舗も多いですが、まさに共通する課題ですよね。
弊社特有の事情としては、2035年までに100億円企業にしたいというビジョンがあったこともいい意味で影響しました。このままアナログ業務が多い体制だと、100億円企業になるのは無理だという危機感を持っていたことも組織のDX化につながる一歩でした。
「クラウドハウス労務」を導入し、時間もミスも精神的負担も削減
「クラウドハウス労務」を導入する上で課題はありましたか？
弊社はいい意味で人間味を大切にしているのですが、言い方を変えるとアナログ的なところが多く残っている会社でした。雇用契約一つとっても「この人の事情はこうだから」と、アルバイトさんの合わせて対応していたことも多く、将来上場などを目指す上でも、イレギュラーなことが起きても対応できるシステムにしていかないといけないと思っていました。
その点、「クラウドハウス労務」の担当者は、一緒に課題に向き合ってくれそうな熱意を感じたんですよね。自社の利益よりも、弊社のことを考えて「自分だったらこうします」「御社にとって一番最適なのがいいですよ」と全部教えてくれたので、これは信頼できると思ったのです。
経営の観点からも、ITのように目に見えないものや、初めてのものには臆病になるし、お金をかけるハードルがあるのも事実です。しかし、いかに業務をデジタルで効率化するかは至上命題。会社全体がそういう温度になっていかないと難しいので、私は定期的に提案していました。その点、「クラウドハウス労務」は価格的にも良心的で、一緒にデジタル化を進めていくパートナーになってくれると思い導入に至りました。
ありがとうございます。実際に導入してみていかがでしょうか？メリットなどがあれば教えてください。
現在は導入店舗を決めて少し走らせている状況ですが、新しく入った社員3名に試してみて人事総務としては全く問題ありませんでした。
しかし、本当の効果は、店長やスタッフなど店舗の方々が楽になること。私たちの仕事は、現場をサポートすることなので、店舗スタッフがいかに運営に集中できるか、お客様に向き合える最高の環境をつくれるかが大事なんです。
現場の業務が改善できると、より本質的な仕事に取り組めますね。
現場が事務仕事にいかに手をとられずに店舗運営に集中できるかという課題がずっとありましたからね。今までは社員もアルバイトもどちらもアナログ管理のフェーズが多く、入社してから給料を払うまでに書類を回収する時間をいかに効率よく行うかは、現場も本部も大変だったのが実情です。「クラウドハウス労務」であれば、システムにリマインダー機能がありますし、そもそもミスが減るので、現場の労務改善になったと思います。
システムが使いやすい、効果がある以上に大切な、仕事を良くしたいという意識があった。
御社の場合、私たちが運営しているオウンドメディアリクルーティングサービス「クラウドハウス採用」を先に導入いただきました。
そうなんです。採用も人手がかけられていなかったので、「クラウドハウス採用」を導入することにより、とても効率的に、さらに費用対効果も抜群でした。
「クラウドハウス労務」については、「クラウドハウス採用」を採用で使用していたので紹介してもらったのが始まりではありますが、御社の場合、営業もカスタマーサービスも本当に迅速に動いてくれますし、できること、できないこと、検討することがお互いに明確になっているので進めやすいんですよね。
私も、いろいろなサービス事業者とお付き合いがありますが、より良い物をつくりたいという意識があるかないかはなんとなく見ればわかります。御社は自分たちのサービスを提案するだけではなく、こうなったら良くなるよねという話が一緒にできていると思っています。
ありがとうございます。ITツールは導入して終わりという事業者も多いですよね。
そうですね。「クラウドハウス労務」の場合は、使い方の提案はもちろん運用後の改善も勧めてくれたりと親身になってくれています。一緒にシステムとしての使いやすさを上げるために意見を言い合える関係性が築けるのは嬉しいですね。
システムが使いやすい、効果があるというのもそうだが、やっぱり人とのつきあいの中で仕事は生まれるので、担当するみなさんの人柄がよく、一緒に仕事をしていて気持ちがいいというのは他社にはないところだと感じます。
製品として良いものは費用をかければたくさんあると思いますが、そうではない付加価値というところを私たちは大事にしたいのです。
